Видеоконфенренция (ВК) требует довольно сложной технической подготовки. Необходимо развернуть и подготовить необходимое программное и аппаратное обеспечение, а также обеспечить наличие необходимых каналов связи. Чем более сложные средства обучения используются при проведении ВК, тем более высокой пропускной способностью должны обладать каналы связи.

При выборе технологической платформы или сервиса следует особое внимание уделить следующим аспектам:

• каково качество звука и изображения при проведении ВК на базе выбранной платформы или сервиса;
• какие мобильные устройства поддерживает;
• насколько эргономичен интерфейс;
• нет возникает ли проблем при значительном увеличении количества участников ВК.

Также особого внимания требует разработка учебного контента, который весьма специфичен. В том числе весьма полезным бывает провести репетицию ВК. Особенно в случае если «спикер» не имеет большого опыта их проведения.

Особое внимание необходимо уделить вопросу приглашения участников ВК. Информационное письмо необходимо разослать не менее чем за неделю до проведения ВК. Также целесообразно напомнить о проведении ВК за один день и за 2 часа до его начала.

Крайне полезно перед принятием решения о дате проведения ВК провести опрос потенциальных участников с целью определения наиболее оптимальной даты и времени проведения ВК. При рассылке уведомлений о проведении ВК целесообразно использовать механизмы, позволяющие получателям легко перенести информацию о ВК в свой электронный календарь. В обязательном порядке в информационное письмо должна быть включена следующая информация:

• цели и задачи ВК;
• программа ВК;
• какую пользу принесет ВК слушателям;
• имена преподавателей, модераторов и т.п., которые будут участвовать в ВК;
• место, время, продолжительность ВК.

Необходимо также уделить максимальное внимание тому, в каком состоянии находится Ваше рабочее место. Следует проверить, что именно увидят слушатели ВК, когда подключатся к нему. Стоит все привести в порядок, чтобы картинка, которую увидят слушатели ВК не вызывала у них раздражения. Микрофон следует закрепить таким образом, чтобы руки оставались свободными, так как во время проведения ВК может возникнуть необходимость выполнения каких-либо действий за компьютером.

Монитор

Располагайте монитор (монитор, плазменную или LCD панель, проектор) как можно дальше от источников света и окон. Если вы еще только выбираете монитор, учитывайте, что размер экрана устройства отображения напрямую зависят от числа участников сессии. Некоторые рекомендации этих соотношений приведены в таблице.

Зависимость размера экрана от числа участников сеанса видеосвязи

Видеокамера

Видеокамера должна показывать крупный план участников конференции. Установите ее над монитором, на 15 (или меньше) градусов над линией соединяющей ваши глаза и центр экрана. Такая установка обеспечит контакт «глаза в глаза».

Не допускайте «задней» (контровой) подсветки участников. При контровой подсветке прямые или отраженные лучи света попадают в объектив видеокамеры и вызывают затемнение лиц.

Освещение

Не используйте для освещения комнаты направленный свет или студийные прожекторы, это негативно отразится на лицах людей.

Чтобы на лицах участников не было теней, используйте ненаправленные флуоресцентные лампы с яркостью не менее 740 Люкс. Идеально, если цветовая температура ламп будет составлять 3200-3400К, это обеспечит естественный цвет лиц участников. Чем больше источников света в помещении, тем лучше.

Не используйте одновременно лампы накаливания и флуоресцентные. Если в комнате есть окна, обязательно используйте плотные шторы, в крайнем случае – жалюзи. В противном случае, солнце и уличный свет отрицательно повлияют на изображение помещения (появятся блики, изменятся краски и т.п.).

Мебель и обстановка

Выберите удобные стулья. Установите их в строго отведенных местах, в зоне обзора видеокамеры. Стол желательно использовать темный, с матовой поверхностью, прямоугольной, трапециевидной или специальной формы (рис.6).

На заднем фоне комнаты (Background) расположите логотип компании и часы, показывающие местное время.

Звук

Многие системы видеосвязи имеют встроенные микрофоны с поддержкой функции «наведение по голосу». Используйте данную функцию, если говорящий находится в пределах радиуса 2…3 метров от системы видеоконференцсвязи. При работе небольших групп пользователей используйте групповые настольные микрофоны. Располагайте микрофон на расстоянии 3…4 метров от экрана дисплея. Одного группового микрофона хватает на 4…6 участников.

Если комната для видеоконференций большая и участников много, требуется установка индивидуальных микрофонов (настольные или врезные). Если выступающий один, используется петличный микрофон (на лацкане пиджака).

Отделка интерьера

Наиболее важная стена в помещении для видеоконференций – это задняя (фоновая), которая находится непосредственно напротив видеокамеры. На заднем фоне не должно быть окон, отвлекающих предметов, дверей или перемещающихся людей.

В отделке комнаты избегайте красных и пестрых цветов, так как они могут бликовать или мерцать на экране. Избегайте черного и ярко белого цвета. На фоне коричневых и желто-коричневых цветов лица людей могут выглядеть размытыми. Наилучшие цвета для заднего фона - это синий или сине-зеленый. Также подходят: матово-белый или бежевый, светло-серый, светло-голубой.

На экране хорошо смотрятся отделочные материалы с мягкой текстурой. Избегайте блестящих поверхностей и стеклянных предметов (очки, бокалы), которые отражают как свет, так и звук.

Обратите внимание, есть ли у Вас под рукой вода или что-нибудь подобное, что может потребоваться Вам во время проведения ВК. И наконец, обязательно обеспечьте, чтобы во время ВК никто не вошел в Вашу комнату. Например, стоит на двери разместить информационную табличку "Вход воспрещен".

Непосредственно проведение ВК также требует большого внимания. Следует придерживаться следующих основных принципов:

• наиболее оптимальным временем проведения ВК является 10 - 11 часов утра, когда потенциальные слушатели ВК  еще не полностью погрузились в текущую рабочую рутину;
• преподаватель должен быть доступен в рамках ВК не менее чем за 10 минут до его начала. Его присутствие должно быть очевидным для подключающихся пользователей;
• необходимо проверить все средства проведения ВК. В том числе, как слушатели слышат, отражается ли у них презентация, могут ли они пользоваться чатом и т.д.;
• во время проведения ВК преподаватель должен иметь одного или нескольких помощников, решающих технические и организационные вопросы;
• выступление преподавателя не должно быть монотонным, оно должно прерываться обсуждениями в которых должны участвовать слушатели ВК (необходимо также учесть, что человек в состоянии концентрировать внимание в течение 10-12 минут в час);
• повторите всем участникам ВК правила участия  в ВК и её основные возможности;
• ознакомьте всех с планом ВК.

Обязательно нужно иметь несколько сценариев проведения ВК с тем, чтобы при возникновении непредвиденных ситуаций оперативно среагировать на них и продолжить обучение.

После завершения ВК обязательно необходимо разослать его участникам информационные письма, в которых поблагодарить их за участие, напомнить о ключевых пунктах презентации (не более трех). Обязательно включить в текст письма гиперссылки, которые использовались во время ВК. Также целесообразно разместить в сети Интернет все материалы ВК и предоставить им доступ к этим материалам.

Полезно после завершения ВК просмотреть её  запись с целью выявления проблем и коррекции регламентов проведения следующих ВК. Если проводиться большое количество ВК следует проводить их выборочный мониторинг.